بحـث
المواضيع الأخيرة
كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
صفحة 1 من اصل 1
كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
كلنا نعاني من كثرة الاوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة اخت من الاوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :
1-حدد موقعا ثابتا :
إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .
إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :
- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار :
ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل
دقة :
* هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
* هل تهمني هذه الورقة ؟
* هل لها مصدر أخر ؟
* هل هي حديثة ؟
* في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
* أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
* كيف أعثر عليها ؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .
4- تحديث الملفات :
أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .
إعداد : م / عارف محمد سمان
...............................
>منقول من منتدى شباب المطرية
صفحة 1 من اصل 1
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
الثلاثاء 07 فبراير 2023, 19:43 من طرف اخوكم احمد
» شوت ايديا لادارة صفحات الفيس بوك المواقع الالكترونية وانشاء اعلانات الفيس بوك ويوتيوب shoot idea
الخميس 24 يونيو 2021, 05:44 من طرف shootidea
» ادارة صفحات السوشيال ميديا , اعلانات فيس بوك shoot idea
الثلاثاء 22 يونيو 2021, 06:57 من طرف shootidea
» بالأرقام.. ننشر فروق استهلاكات الكهرباء بين اللمبات العادية والليد
الأربعاء 04 ديسمبر 2019, 13:30 من طرف اخوكم احمد
» متصفح أوبرا الجديد يوفر 90% من فاتورة الإنترنت
الإثنين 02 ديسمبر 2019, 12:04 من طرف اخوكم احمد
» الرقم البريدى للمطرية القاهرة
الثلاثاء 01 أكتوبر 2019, 13:49 من طرف اخوكم احمد
» [رقم هاتف] رئاسة حى المطرية 44 ش الكابلات ميدان المطرية ..مصر
الإثنين 08 يوليو 2019, 16:16 من طرف اخوكم احمد
» قائمة السلع والخدمات المعفاة من الضريبة على القيمة المضافة
الإثنين 05 فبراير 2018, 16:24 من طرف اخوكم احمد
» قاعات افراح .. بحميع محافظات مصر ... وبالاسعار والعنوانين
الأربعاء 10 يناير 2018, 12:48 من طرف اخوكم احمد
» محلات المطرية
الإثنين 01 يناير 2018, 12:32 من طرف اخوكم احمد